Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Þarf ég að flytja úr landi? Katrín Sigríður J. Steingrímsdóttir Skoðun Borgið lausnargjaldið Ólafur Hauksson Skoðun Íslenski fasteignamarkaðurinn: spilavíti þar sem húsið vinnur alltaf Ingvar Þóroddsson Skoðun Hvað viltu að bíði þín heima? Þórdís Dröfn Andrésdóttir Skoðun Jólaheimsóknir á aðventunni Guðrún Karls Helgudóttir Skoðun Bannað að lækna sykursýki II Lukka Pálsdóttir Skoðun Krónan eða evran? Kostir og gallar Hilmar Þór Hilmarsson Skoðun Vondar hugmyndir í verðbólgu Hildur Sverrisdóttir Skoðun Jæja, ræðum þá þetta dásamlega Evrópusamband Haraldur Ólafsson Skoðun Misskilin mannúð í hælisleitendamálum Nanna Margrét Gunnlaugsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Kerfisbreytingar á Réttindagæslu fatlaðra – óvissa og áhyggjur Aileen Soffia Svensdóttir skrifar Skoðun Þegar Skagamenn glöddu lítið hjarta María Rut Kristinsdóttir skrifar Skoðun Betra veður fyrir íþróttakrakkana okkar! Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun Grjótið í eggjakörfunni Gunnsteinn R. Ómarsson skrifar Skoðun Vondar hugmyndir í verðbólgu Hildur Sverrisdóttir skrifar Skoðun Jólaheimsóknir á aðventunni Guðrún Karls Helgudóttir skrifar Skoðun Íslenski fasteignamarkaðurinn: spilavíti þar sem húsið vinnur alltaf Ingvar Þóroddsson skrifar Skoðun Borgið lausnargjaldið Ólafur Hauksson skrifar Skoðun Hvað viltu að bíði þín heima? Þórdís Dröfn Andrésdóttir skrifar Skoðun Þarf ég að flytja úr landi? Katrín Sigríður J. Steingrímsdóttir skrifar Skoðun 11 ástæður fyrir því að kjósa Pírata Baldur Karl Magnússon skrifar Skoðun Misskilin mannúð í hælisleitendamálum Nanna Margrét Gunnlaugsdóttir skrifar Skoðun Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann skrifar Skoðun „Útlendingar“ og „þetta fólk“ Jasmina Vajzović Crnac skrifar Skoðun Erum við ekki betri en Talibanar? Hildur Þórðardóttir skrifar Skoðun Af hverju ég styð Samfylkinguna – og Hannes Sigurbjörn Jónsson Ásbjörn Þór Ásbjörnsson skrifar Skoðun Lyftistöng fyrir samfélagið Bragi Bjarnason skrifar Skoðun Stöndum með ungu fólki og fjölskyldum Ragna Sigurðardóttir,Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Þrælakistur samtímans? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Bannað að lækna sykursýki II Lukka Pálsdóttir skrifar Skoðun Hvað kostar vímuefnavandinn? Lilja Sif Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Hægri menn vega að heilbrigðiskerfinu Stefán Ólafsson skrifar Skoðun Jæja, ræðum þá þetta dásamlega Evrópusamband Haraldur Ólafsson skrifar Skoðun Kvikmyndagerð á Íslandi: Næstu skref Lilja Dögg Alfreðsdóttir skrifar Skoðun Sigurður Ingi og óverðtryggingin Hjalti Þórisson skrifar Skoðun Varnarveggur gegn vonbrigðum Sanna Magdalena Mörtudóttir skrifar Skoðun Flokkur fólksins vill efla byggð um land allt! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Barnaskapur Bjarna Ben; Fjölmargar þjóðir með meiri kaupmátt en við! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Gekk ég yfir sjó og land og ríkisstofnanir líka Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Getur þú fengið þá hjálp sem þú þarft ef andlega heilsan hrörnar? Sigurrós Eggertsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Skoðun Kerfisbreytingar á Réttindagæslu fatlaðra – óvissa og áhyggjur Aileen Soffia Svensdóttir skrifar
Skoðun Íslenski fasteignamarkaðurinn: spilavíti þar sem húsið vinnur alltaf Ingvar Þóroddsson skrifar
Skoðun Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann skrifar
Skoðun Af hverju ég styð Samfylkinguna – og Hannes Sigurbjörn Jónsson Ásbjörn Þór Ásbjörnsson skrifar
Skoðun Barnaskapur Bjarna Ben; Fjölmargar þjóðir með meiri kaupmátt en við! Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Getur þú fengið þá hjálp sem þú þarft ef andlega heilsan hrörnar? Sigurrós Eggertsdóttir skrifar