Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Mest lesið Verstu kennarar í heimi Gígja Bjargardóttir Skoðun Óheiðarlegur óskalisti Sjálfstæðisflokksins Finnur Ricart Andrason Skoðun Hinir vondu fjármagnseigendur! Guðmundur Ragnarsson Skoðun Vertu réttu megin við línuna Benedikta Guðrún Svavarsdóttir Skoðun Um hvað snýst yfirvofandi læknaverkfall - hvað ber eiginlega á milli samningsaðila? Theódór Skúli Sigurðsson Skoðun Gaslýsum almenning Elínrós Erlingsdóttir Skoðun Hægriflokkarnir boða ójöfnuð fyrir íslenska skóla Dagbjört Hákonardóttir Skoðun Er húsið tómt? Bjarni Benediktsson Skoðun „Að ganga á bak orða sinna“ – Hvað þýðir það eiginlega? Ragnheiður Stephensen Skoðun Lágir vextir og gott veður með draumsýn Viðreisnar um inngöngu í ESB? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun „Hefur þú ekkert að gera?” Marta Wieczorek skrifar Skoðun Hvatning um stuðning við strandveiðar Örn Pálsson skrifar Skoðun Verstu kennarar í heimi Gígja Bjargardóttir skrifar Skoðun Íslensku menntaverðlaunin – íslenskt skólastarf Jón Torfi Jónasson skrifar Skoðun Einstaklingur á undir högg að sækja í dómsmáli við svindlara Jörgen Ingimar Hansson skrifar Skoðun Sameinumst, hjálpum þeim Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar Skoðun Hinir vondu fjármagnseigendur! Guðmundur Ragnarsson skrifar Skoðun Halló manneskja Snorri Ásmundsson skrifar Skoðun „Getið þið ekki talað um eitthvað annað en þessa vegi!?“ Gerður Björk Sveinsdóttir skrifar Skoðun Gaman og gott að eldast – eflum lýðheilsu Rósa Guðbjartsdóttir skrifar Skoðun Svo langt frá heimsins vígaslóð - Alþjóða og öryggismál í aðdraganda kosninga Erlingur Erlingsson skrifar Skoðun Velferð fanga kemur okkur öllum við Tinna Eyberg Örlygsdóttir skrifar Skoðun Óréttlát lög sem þarf að lagfæra Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Bless Borgarlína, halló Sundabraut Einar Jóhannes Guðnason skrifar Skoðun Stuðlar: neyðarástand í meðferðarkerfinu Böðvar Björnsson skrifar Skoðun Breytt heimsmynd blasir við Íslendingum Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Það er ekki allt að fara til fjandans! Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun Gaslýsum almenning Elínrós Erlingsdóttir skrifar Skoðun Ískaldur veruleiki, ekki skuggamyndir á vegg fræðimanna Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Er húsið tómt? Bjarni Benediktsson skrifar Skoðun Stöndum með ungu fólki Guðmundur Ari Sigurjónsson skrifar Skoðun Tölum um fólkið, ekki kerfin María Rut Kristinsdóttir skrifar Skoðun Vertu réttu megin við línuna Benedikta Guðrún Svavarsdóttir skrifar Skoðun Vegur vinstrisins til áhrifa Hlynur Már Ragnheiðarson skrifar Skoðun Börnin á biðlistunum - það er ekki hægt að skálda þetta Dilja Ámundadóttir Zoega skrifar Skoðun Um hvað snýst yfirvofandi læknaverkfall - hvað ber eiginlega á milli samningsaðila? Theódór Skúli Sigurðsson skrifar Skoðun Lágir vextir og gott veður með draumsýn Viðreisnar um inngöngu í ESB? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun „Að ganga á bak orða sinna“ – Hvað þýðir það eiginlega? Ragnheiður Stephensen skrifar Skoðun Hægriflokkarnir boða ójöfnuð fyrir íslenska skóla Dagbjört Hákonardóttir skrifar Skoðun Opinberir starfsmenn: Bákn eða bústólpi? Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Um hvað snýst yfirvofandi læknaverkfall - hvað ber eiginlega á milli samningsaðila? Theódór Skúli Sigurðsson Skoðun
Lágir vextir og gott veður með draumsýn Viðreisnar um inngöngu í ESB? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun
Skoðun Einstaklingur á undir högg að sækja í dómsmáli við svindlara Jörgen Ingimar Hansson skrifar
Skoðun Svo langt frá heimsins vígaslóð - Alþjóða og öryggismál í aðdraganda kosninga Erlingur Erlingsson skrifar
Skoðun Um hvað snýst yfirvofandi læknaverkfall - hvað ber eiginlega á milli samningsaðila? Theódór Skúli Sigurðsson skrifar
Skoðun Lágir vextir og gott veður með draumsýn Viðreisnar um inngöngu í ESB? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar
Um hvað snýst yfirvofandi læknaverkfall - hvað ber eiginlega á milli samningsaðila? Theódór Skúli Sigurðsson Skoðun
Lágir vextir og gott veður með draumsýn Viðreisnar um inngöngu í ESB? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun