13 ráð á föstu­deginum þrettánda vegna staf­rænnar á­skorunar Co­vid-19

Líklega stærsti hvati tæknibreytinga frá aldamótum

Hjá fyrirtækjum er upplýsingatækni annað hvort stór þáttur árangurs eða hindrun þess að fyrirtæki nái árangri. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður. Í dag stöndum við frammi fyrir nýrri áskorun vegna Covid-19, áskorun sem mun leiða af sér breytingu starfsaðferða og verða jafnframt einn stærsti hvati tæknibreytinga sem við höfum séð frá aldamótum. Nú keppast fyrirtæki, stór sem smá, við að setja upp vefverslanir, innleiða fjarvinnu starfsmann heiman frá sér, allt viðbrögð við breyttu landslagi og krefjandi aðstæðum.

Tæknivædd fyrirtæki á heimavelli

Þau fyrirtæki sem eru vel stödd tæknilega, hafa nýtt sér þekkingu og hæfni til að fínpússa ferla sína, hafa auðvitað forskot á önnur sem standa þeim að baki. Þau geta strax svarað aukinni eftirspurn og brugðist við án þess að ráðast í stærri breytingar, þau eru á heimavelli.

Eitthvað af þessum áhrifum mun eðlilega ganga til baka, en það er margt í þessari þróun sem er af hinu góða og ýtir okkur sem samfélag til að taka upp skilvirkari vinnuaðferðir, heilbrigðari fundarmenningu með betri hagnýtingu tækninnar. Oft eru stór skref tekin á stuttum tíma. Dæmi um slíkt er að nú stendur yfir breyting á sveitarstjórnarlögum svo hægt sé að styðja betur við fjarvinnu.

En af hverju getur upplýsingatæknin verið hindrun árangurs?

Einfalda svarið er að upplýsingatækni þarf að þróast með rekstrinum og þörfum viðskiptavinanna. Um leið og hún nær því ekki, er hún orðin hindrun árangurs og framþróunar. Í núverandi aðstæðum þar sem starfsmenn þurfa að vinna heima og þarfir markaðarins breytast m.a. í breyttri kauphegðun er mikilvægt að geta brugðist hratt við.

Hvað þurfa fyrirtæki að hafa til að geta boðið starfsmönnum að vinna í fjarvinnu?

Í fyrsta lagi þurfa starfsmenn að geta nálgast þau kerfi sem eru í notkun en jafnframt þurfa kerfin að styðja við breyttar starfsaðferðir. Sem dæmi er nauðsynlegt að allir starfsmenn hafi aðgang að og noti samskiptaverkfæri sem geta nýst í mynd og á símafundi, unnið sameiginlega í skjölum, unnið eftir skilgreindum ferlum og umfram allt haft yfirsýn yfir verkefnin sín og fyrirtækisins. Sem dæmi dugar ekki lengur að verkefnin séu uppi á vegg eða töflu, þau þurfa að eiga sér stafræna hliðstæðu.

Kennsla, aukin færni og yfirsýn

Þetta getur þýtt að það þurfi að innleiða ný kerfi og að kenna fólki á þau. Kosturinn er að þessi þekking er til staðar sem og námsefnið. Umfram allt erum við að upplifa aðstæður þar sem fólk finnur nauðsyn þess að bregðast við og er það besti meðbyr breytinga og þróunar.

Það fer svo eftir aðstæðum hverju sinni, hve vel kerfi vinna saman og hve góða yfirsýn er hægt að búa til. Að hafa mörg sjálfstæð kerfi og takmarkaða yfirsýn er umbótatækifæri sem hægt er að leysa í næstu skrefum.

Stjórnunaraðferðir þurfa að aðlagast

Mikilvægt er að gleyma ekki að huga að stjórnunaraðferðum og ferlum sem upplýsingatæknin styður við. Þeim gæti þurft að breyta eða jafnvel þarf að innleiða nýja ferla. Ljóst er að samhæfa þarf starfshætti og upplýsingatæknin til að geta haldið utan um verkefni og mælingar á árangri. Allt eru þetta jákvæð skref sem þarf ekki að stíga öll á sama tíma, en mikilvægt er að haldið sé vel utan um verkefnið því þessi umbreyting er aðeins að hluta tæknileg. Fólk og ferlar þurfa að fá að fylgja með.

13 ráð sem eru einföld og sem auðvelt er aðlaga að aðstæðum og menningu hverju sinni:

·Greinið þörfina og ákveðið hvaða verkfæri (kerfi) á að nota

·Innleiðið þau verkfæri sem uppá vantar, t.d. er fljótlegt að hrinda í notkun algengustu samvinnu- og samskiptatólunum.

·Farið yfir öryggismálin því sjaldnast er kveikt á hæfilegu öryggi í upphafi.

·Fáið með ykkur samstarfsaðila sem hefur gert þetta áður

·Útnefnið eldhuga verkefnis og eigendur.

·Haldið utan um verkefnin, t.d. með til þess gerðum verkfærum og mælið árangur

·Skilgreinið stutta daglega og reglubundna fjar- eða myndfundi með það að marki að gagnlegra getur verið að hittist oftar og styttra í senn.

·Styðjið vel við alla starfsmenn, t.d. með stafrænni fræðslu en best er að læra með því að fá að spreyta sig og gera mistök.

·Gætið þess að allir starfsmenn noti samskiptatólin, bæði þeir sem eru á skrifstofunni og þeir sem eru í fjarvinnu

·Skilgreinið leikreglur, hvað þýða t.d. broskallar eða “thumbs-up” merki í samskiptum ?

·Farið yfir og skipuleggið símsvörun

·Stýrið skipulega verkefnum, umbótatækifærum og lærdómi. Upplýsið um framvindu umbóta.

·Njótið ferilsins, að ljúka umbótum veitir ánægju - en leiðin getur verið þung og því mikilvægt að brjóta í hæfilega bita, t.d. með einföldum vegvísi og markmiðum. Haldið upp á árangur.

Hvað verður um gömlu kerfin ?

Að lokum þarf svo að muna að slökkva á gömlu verkfærunum, það gleymist of oft og tæknikeðjan lengist með tilheyrandi flækjustigi og kostnaði sem algeng ástæða þess að tæknin verður hindrun, svifasein eða of dýr í rekstri. Best er að setja slík umbótaverkefni á dagskrá þar sem yfirleitt má lækka rekstrarkostnað, áhættu og flækjustig umtalsvert, það einfaldar svo alla komandi framþróun.

Höfundur er stjórnunarráðgjafi með áherslu á upplýsingatækni hjá Intellecta og hefur yfir 20 ára reynslu í faginu sem sérfræðingur, ráðgjafi og stjórnandi.