Úr­elt kerfi: „Jafn­vel vitað fyrir­fram að ráðningin verði kærð“

En bætir við að málþingið hafi svo sem verið eftir skilatíma og umrædd sparnaðartillaga því ekki formlega send inn í samráðsgátt.

„Staðreyndin er þó sú að það myndu gífurlega miklir fjármunir sparast hjá ríkinu ef ýmsu yrði breytt í því ráðningaferli sem nú gildir. Því það getur verið dýrt ef við missum hæfasta fólkið út úr ferlinu.“

En hefur þú trú á að lögum verði breytt þannig að ráðningaferlið yrði betra?

Nei, reyndar verð ég að viðurkenna að ég hef ekki mikla trú á því. 

Ekki nema einhver þingmaður tæki þetta mál sérstaklega að sér og myndi fylgja því fast eftir. 

Og þótt svo yrði, er ég nokkuð viss um að stéttarfélög ríkisstarfsmanna myndu setja sig upp á móti breytingum.“

Fyrir stuttu hélt Mannauður, félag mannauðsfólks á Íslandi, og faghópur um ráðningar hjá ríkinu, málþing um ráðningar og mannauðsmál ríkisins. Yfirskriftin var: Erum við að ráða hæfasta starfsfólkið?

Í gær og í dag, heyrir Atvinnulífið í tveimur reynsluboltum sem héldu erindi á málþinginu.

Að sóa almannafé

Erindi Thelmu á fyrrgreindu málþingi bar yfirskriftina Viljum við hæfustu umsækjendurna – eða bara þá hugrökku?

Thelma vísar þar til þeirrar staðreyndar hversu margir hætta við að sækja um störf hjá hinu opinbera eða draga umsókn sína til baka, vegna þess að nöfn umsækjenda eru oft birt.

En breyta reglum um nafnabirtingu umsækjenda væri þó ekki nóg.

Því tími kostar líka peninga.

„Ráðningar í störf fyrir hið opinbera taka að jafnaði lengri tíma en fyrir einkageirann, meðal annars vegna þess að rík áhersla er lögð á að allir hafi jafnan rétt sem sækja um og uppfylla kröfur um hæfni, sem er bara jákvætt. Þetta þýðir til dæmis að hver umsókn fær að jafnaði jafn langan tíma við mat á umsækjanda og oft eru atvinnuviðtölin mun fleiri en tíðkast í einkageiranum,“ segir Thelma og bætir við:

„Þetta þýðir að lykilstjórnandi hjá hinu opinbera situr kannski atvinnuviðtöl með 15 umsækjendum sem er mikill fjöldi og getur tekið marga daga. Það er dýrt líka. Ef við hefðum verið að ráða í sama starf fyrir einkageirann hefðum við kannski tekið 6 til 8 viðtöl.“

Thelma segir tímann sem fari í ráðningar, oft skýringuna á því hvers vegna leitað er til aðila eins og þeirra.

Því hvergi má neitt koma upp sem vafamál.

Sem dæmi segir Thelma:

„Stundum eru stofnanir að leitast eftir að ráða reynsluminni einstakling í frekar einfalt starf en samt sækja fjölmargir aðilar um sem mætti telja of hæfa í starfið – þarf að taka þá alla í viðtal eða ekki þegar vitað er að þeir koma ekki til greina, myndu líklega aldrei þiggja launin og myndu líklega ekki endast lengi í starfinu. Þetta er ein af ástæðum þess að við erum oft fengin til aðstoðar, til að tryggja að rétt sé staðið að ráðningarferlinu þegar umsækjendahópurinn er öflugur eða þegar einhver vafamál eru til staðar.“

Enn eitt dæmið er að ganga frá gögnum þannig að þótt þau séu afhent eins og lög leyfa, þá sé búið að strika yfir upplýsingar sem gætu stangast á við Persónuverndarlög.

„Sumir eru enn að tússa yfir upplýsingar á pappírum og skanna til að koma í veg fyrir að einhverjar upplýsingar sjáist sem ekki eru leyfilegar samkvæmt Persónuverndarlögum. Við höfum þó tekið upp rafræna leið til að gera þetta, til að spara pappír, en þetta er svakalega tímafrekt.“

Og það er ljóst að Thelma veit vel um hvað hún er að tala. Enda hefur Intellecta ráðið í störf hjá stofnunum og sveitarfélögum svo hundruðum skiptir.

Síðustu fjögur árin hefur Intellecta til dæmis ráðið í u.þ.b. 400 störf hjá ríki og sveitarfélögum.

„Þetta er auðvitað vinnan mín og ekkert að því af okkar hálfu að hver ráðning taki langan tíma. Mér finnst þetta bara skemmtilegt, annars væri ég ekki í þessu starfi. 

Hins vegar er mér líka sem einstaklingur umhugað um að ekki sé verið að sóa almannafé og eins og ráðningaferlið er núna blasir við, með þeim flækjum sem því fylgir, að það er að kosta ríkið mikinn tíma og mikla fjármuni. 

Ég sé bara svo mörg tækifæri til að einfalda þetta.“

Litla Ísland

Að birta nöfn umsækjenda um störf hjá hinu opinbera hefur verið þrætuepli í mörg ár. Umdeildar nafnabirtingar eru þó vinsælt efni hjá fjölmiðlum.

Þarf alltaf að birta nöfn umsækjenda?

„Nei, ekki af fyrra bragði. En fjölmiðlar eru duglegir við að óska eftir þessum upplýsingum og eins eru það einstaka stofnanir sem hafa það sem ákveðna reglu að birta nöfn þeirra sem sækja um.“

Að sögn Thelmu á þetta þó helst við um stærri störf hins opinbera; Forstjórastörf, framkvæmdastjórar, forstöðumenn.

Reynsla Thelmu er sú að án undantekninga séu alltaf einhverjir sem hætti við að sækja um starf, þegar liggur fyrir að nöfn verði birt.

„Nýverið réðum við í forstjórastarf og fyrir það starf drógu 15 umsækjendur nafn sitt til baka, eða tæp 40%. Sem betur fer heppnaðist ráðningin vel og ég er sannfærð um að hæfasti umsækjandinn var ráðinn. Það breytir því ekki að fyrir þessi stærri störf, er alltaf ákveðinn hópur fólks sem hættir við og því ágætt að nefna þetta starf sem dæmi,“ segir Thelma og bætir við öðru dæmi:

„Ég man eftir einu starfi sem við réðum í starf sveitarstjóra þar sem rúmlega 50% umsækjenda drógu umsókn sína til baka.“

En er þetta nú ekki óþarfa viðkvæmni umsækjenda: Því með nafnabirtingu er gagnsæið tryggt og löngum vitað að svona eru reglurnar?

„Þegar á hólminn er komið meta margir stöðuna þó svo að umsóknin og ferlið sé ekki þess virði. Því eftir nafnabirtingu missir fólk oft trúverðugleika og traust á þeim vinnustað sem það er á,“ segir Thelma og nefnir dæmi:

Segjum til dæmis skólastjóri sem er að sækja um auglýst starf og síðan er nafnið birt í fjölmiðlum. 

Viðkomandi getur upplifað að ákveðið traust bíði hnekki; hjá kennurum og öðru starfsfólki skólans, nemendum og foreldrum nemenda. 

Því fólk hugsar: 

Já hann/hún er nú bara að leita sér að öðru starfi.“

Smæð samfélagsins hefur líka áhrif.

„Ég er til dæmis sú eina á landinu sem heitir Thelma Kristín Kvaran. Ef ég myndi sækja um, væri því augljóst að ég væri umsækjandinn.“

Ertu stundum að upplifa að nafnabirtingin valdi því að hæfasti umsækjandinn hætti við?

„Já,“ svarar Thelma og bætir við:

,,Almennt höfum við verið heppin hjá Intellecta og ánægð með það hvernig til hefur tekist þegar ráðningu er lokið. En ég ætla samt að viðurkenna að það hafa alveg verið störf þar sem mér hefur liðið þannig að hæfustu einstaklingarnir séu jafnvel hættir við áður en formlegt ferli hefst.“

Þurfið þið stundum að tala fólk til? Og koma þannig í veg fyrir að fólk hætti við að sækja um?

„Já það koma alveg upp tilfelli þar sem það eru tekin samtöl og málin vel yfirfarin áður en umsækjandi dregur umsóknina til baka. Eða hættir við að gera það.“

En hver er bestur?

Thelma segir það gífurlega dýrt fyrir ríki og einkamarkaðinn ef ekki tekst vel til í ráðningum. Að ráða hæfasta einstaklinginn til starfa verði því alltaf að vera leiðarljósið en stundum komi það fyrirkomulag sem ráðningalög fyrir hið opinbera, einfaldlega í veg fyrir eða geri það verkefni erfiðara.

Þá sé umdeilt hversu sterk vinnuverndin er hjá ríkinu; varla að það sé hægt að segja upp fólki eða hvað?

„Vissulega hefur maður upplifað það að hjá hinu opinbera er erfitt að takast á við erfið starfsmannamál. Og það er ekkert leyndarmál að stundum leiðir tilraun til þess aðeins til þess að daginn eftir er viðkomandi kominn í veikindaleyfi þótt enn hangi málið innanhús sem óleyst,“ segir Thelma en bætir við:

„Mér hefur þó fundist það aukast síðustu misseri að þangað hefur raðast inn öflugt fólk og fleiri stjórnendur úr einkageiranum sem vilja reka stofnunina á sambærilegan hátt og gildir í einkageiranum. Þar sem meira er unnið að lausnum til að leysa úr málum. Til dæmis með stefnumótunarvinnu sem síðan leiðir til hagræðingar og niðurfellingu starfa svo dæmi sé tekið.“

Thelma segir líka dæmi um að kærur séu fyrirsjáanlegar. Sama hver verður ráðinn.

Við erum reglulega fengin inn í ráðningarferli þar sem jafnvel er vitað fyrirfram að ráðningin verði kærð. 

Þetta geta verið fyrrverandi starfsmenn sem eru að sækja um starf eftir að hafa fengið ítrekaðar áminninga eða jafnvel verið látnir fara. 

Þá erum við fengin inn sem óháður aðili því það gefur ferlinu ákveðinn trúverðugleika, við þekkjum ferlið og vitum nákvæmlega hvaða lögum og reglum við eigum að fylgja hverju sinni.“

Ríkið hefur ekki heldur sömu heimildir til að nýta sér tæknina eins og aðrir. Til dæmis að nýta gervigreindina í ráðningaferlinu.

Sem þó mun fækka og breyta störfum hjá hinu opinbera eins og öðrum.

„Ef við horfum til framtíðar og það fyrirkomulag sem nú gildir um ráðningar hjá hinu opinbera, má líka velta fyrir sér hvernig þetta ferli mun virka fyrir þá kynslóð sem fer að koma á vinnumarkaðinn; Z-kynslóðina,“ segir Thelma og bætir við:

„Þetta er kynslóð sem hefur verið lýst sem svolítið sérhlífinni miðað við eldri kynslóðir og almennt er vitað að viðhorf þeirrar kynslóðar er allt öðruvísi en við þekkjum. Hvort þessari kynslóð muni reiða vel í því fyrirkomulagi sem nú ríkir hjá hinu opinbera eða ekki, er erfitt að fullyrða. En það má velta vöngum yfir því hvernig núverandi ráðningaferli eða lög um vinnuvernd og svo framvegis, muni koma til með að virka inn í framtíðina. Því ef þetta tvennt fellur ekki vel saman, minnka líkurnar enn meir á að hæfasta fólkið sé ráðið í störfin.“

Thelma segir marga ekki átta sig á því hvað það er í rauninni margt sem telst til þegar hæfasti einstaklingurinn er ráðinn.

„Sá sem virðist kannski hæfasti einstaklingurinn á pappír er það ekkert endilega í raun. Þú getur verið með einhvern á topp 5 lista í upphafi, sem breytist síðan því þegar farið er að vinna í matskvörðum eða taka viðtöl við umsækjendur, getur svo margt komið í ljós.“

Sem dæmi nefnir Thelma samskipta og félagsfærnina.

„Samkvæmt umboðsmanni Alþingis höfum við ákveðið svigrúm til að styðjast við huglægt mat. Svo lengi sem það hins vegar er þá vel rökstutt. En hvernig rökstyður þú með óvéfengjalegum hætti huglægt mat um að einn aðili sé betri en hinn í samskiptum? Fyrir stjórnendur hjá ríkinu getur þetta verið mjög erfitt viðfangs. Okkur hefur hins vegar tekist að leysa þetta vel.“

Aftur nefnir Thelma sóun á almannafé.

Það má segja að ráðningaferlið hjá hinu opinbera sé að mörgu leyti farið að snúast meira um kerfið sjálft og þær leikreglur sem búið er að búa til, frekar en að vera að tryggja með bestum hætti að hæfasta fólkið sé ráðið til starfa og að ekki sé verið að sóa almannafé í ferlinu.“