Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Dullarfull brotlending nærri Area 51 Erlent Engan óraði fyrir framhaldinu Erlent „Það er sárt að þurfa að horfa á eftir þeim“ Innlent Spyr hvort aflífa þurfi sig vegna mjaðmaskipta Innlent Trump og „maðurinn með ljáinn“ hóta að greiða ekki laun Erlent Tóku farsíma af unglingum í Hafnarfirði og millifærðu af reikningum Innlent Lögregla lýsir eftir Aylin Innlent Stofna hreyfingu til undirbúnings íslenskum her Innlent Ekki hlutverk stjórnarandstöðunnar að halda uppi stemmingu Innlent Á leið til Suður-Afríku með syni sína í meðferð vegna úrræðaleysis Innlent Fleiri fréttir „Það er sárt að þurfa að horfa á eftir þeim“ Ekki hlutverk stjórnarandstöðunnar að halda uppi stemmingu Segir réttast að ráðherra dragi drögin í heild sinni til baka Spyr hvort aflífa þurfi sig vegna mjaðmaskipta Þungt símtal bónda í Skagafirði Lögregla lýsir eftir Aylin Dæmi um að aðstandendur beri fíkniefni í börn á Stuðlum Tóku farsíma af unglingum í Hafnarfirði og millifærðu af reikningum Stofna hreyfingu til undirbúnings íslenskum her Fólk hvatt til að setjast og spjalla á spjallbekknum Diljá hlustaði á Bítið með tárin í augunum Kyngreint nautasæði kemur vel út Samþykkt að kortleggja eignarhald sjávarútvegsfyrirtækja „Þýðir ekki bara að moka yfir hlutina“ Segir stöðuna á sjúkrahúsinu á Akureyri grafalvarlega „Það þarf að gera meira og hraðar“ Ekki áfellisdómur yfir kerfinu að farið sé með börn í meðferð í Suður-Afríku Snjór í Esjunni en ekki víst að hann festist Farþegi á bak og burt þegar björgunaraðilar mættu „Munum fagna þegar riðu hefur verið útrýmt á Íslandi“ „Ekki svo að allir bændur séu að kvarta“ Tvö ár liðin frá árásum Hamas og alvarlegt rútuslys á Snæfellsnesi Vilja heimili á markað en ekki uppboð við nauðungarsölu Þriðjungur telur sumarfrí grunnskólabarna of langt Óánægja með stjórnarandstöðu í hæstu hæðum Mótmæla við ríkisstjórnarfund og kalla eftir aðgerðum Á leið til Suður-Afríku með syni sína í meðferð vegna úrræðaleysis Umferð stýrt eftir að ekið var á grindverk á Austurvegi Skorið á hjólbarða og spreyjað á bifreiðar Búningsklefar minna á fatagám: „Þetta mun aldrei breytast, því miður“ Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Dullarfull brotlending nærri Area 51 Erlent Engan óraði fyrir framhaldinu Erlent „Það er sárt að þurfa að horfa á eftir þeim“ Innlent Spyr hvort aflífa þurfi sig vegna mjaðmaskipta Innlent Trump og „maðurinn með ljáinn“ hóta að greiða ekki laun Erlent Tóku farsíma af unglingum í Hafnarfirði og millifærðu af reikningum Innlent Lögregla lýsir eftir Aylin Innlent Stofna hreyfingu til undirbúnings íslenskum her Innlent Ekki hlutverk stjórnarandstöðunnar að halda uppi stemmingu Innlent Á leið til Suður-Afríku með syni sína í meðferð vegna úrræðaleysis Innlent Fleiri fréttir „Það er sárt að þurfa að horfa á eftir þeim“ Ekki hlutverk stjórnarandstöðunnar að halda uppi stemmingu Segir réttast að ráðherra dragi drögin í heild sinni til baka Spyr hvort aflífa þurfi sig vegna mjaðmaskipta Þungt símtal bónda í Skagafirði Lögregla lýsir eftir Aylin Dæmi um að aðstandendur beri fíkniefni í börn á Stuðlum Tóku farsíma af unglingum í Hafnarfirði og millifærðu af reikningum Stofna hreyfingu til undirbúnings íslenskum her Fólk hvatt til að setjast og spjalla á spjallbekknum Diljá hlustaði á Bítið með tárin í augunum Kyngreint nautasæði kemur vel út Samþykkt að kortleggja eignarhald sjávarútvegsfyrirtækja „Þýðir ekki bara að moka yfir hlutina“ Segir stöðuna á sjúkrahúsinu á Akureyri grafalvarlega „Það þarf að gera meira og hraðar“ Ekki áfellisdómur yfir kerfinu að farið sé með börn í meðferð í Suður-Afríku Snjór í Esjunni en ekki víst að hann festist Farþegi á bak og burt þegar björgunaraðilar mættu „Munum fagna þegar riðu hefur verið útrýmt á Íslandi“ „Ekki svo að allir bændur séu að kvarta“ Tvö ár liðin frá árásum Hamas og alvarlegt rútuslys á Snæfellsnesi Vilja heimili á markað en ekki uppboð við nauðungarsölu Þriðjungur telur sumarfrí grunnskólabarna of langt Óánægja með stjórnarandstöðu í hæstu hæðum Mótmæla við ríkisstjórnarfund og kalla eftir aðgerðum Á leið til Suður-Afríku með syni sína í meðferð vegna úrræðaleysis Umferð stýrt eftir að ekið var á grindverk á Austurvegi Skorið á hjólbarða og spreyjað á bifreiðar Búningsklefar minna á fatagám: „Þetta mun aldrei breytast, því miður“ Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32