Opin vinnurými: Starfsfólki líður illa og finnst erfitt að einbeita sér

Opin vinnurými hafa verið gagnrýnd víða og í langan tíma hefur fjöldi rannsókna gefið vísbendingar um að opin vinnurými hafi ýmis neikvæð áhrif. Í kjölfarið hafa mörg fyrirtæki fært sig yfir í verkefnamiðaða vinnuaðstöðu fyrir starfsfólk. Opin vinnurými eru þó enn til staðar á mörgum vinnustöðum. 

Niðurstöður rannsóknar sem gerð var í Harvard sýnir að þótt markmið opinna vinnurýma hafi meðal annars verið að auka á samskipti starfsfólks gerðist hið gagnstæða og fólk talar minna saman en áður. Þá hafa rannsóknir sýnt að starfsfólk tekur fleiri veikindadaga og kvartar undan fleiri neikvæðum heilsutengdum áhrifum. Vísbendingar eru um að konur og karlar upplifi umhverfið á mismunandi hátt þar sem konum finnst jafnvel vera starað á sig og þær dæmdar. 

Haukur Sigurðsson sálfræðingur hefur í á annan áratug veitt starfsfólki vinnustaða sálfræðilega ráðgjöf, fræðslu og meðferð. Reynsla og þekking hans á þessu sviði hefur veitt honum ríka innsýn í hvað hefur áhrif á sálræna heilsu, samskipti og árangur fólks í starfi. Í klínskum störfum hefur hann að mestu sinnt meðferð við þunglyndi, kvíða, áfallastreitu og samskiptavandamálum auk þess að beita sálfræðilegum aðferðum við meðhöndlun á svefnleysi og ýmsum líkamlegum einkennum. Haukur lauk B.A. prófi í sálfræði frá Háskóla Íslands árið 2001 og M.A. gráðu í klínískri sálfræði frá Bowling Green State University árið 2007 þar sem hann hlaut menntun og þjálfun í almennri klínískri sálfræði og sérhæfingu á atferlislæknisfræði

Haukur skýrði út fyrir okkur, hver hugmyndin að opnum vinnurýmum var upphaflega.

„Grunnhugmyndin er einföld. Við viljum auka skapandi snertingu milli starfsmanna og við viljum að starfsfólk eigi í meiri samskiptum sín á milli. Þetta hefur meðal annars verið notað sem rök fyrir opnum vinnurýmum, þótt annar augljós hvati að baki sé einfaldlega að draga úr húsnæðiskostnaði.

Í þessum tilgangi hafa veggir verið rifnir niður og skilrúm fjarlægð þannig að starfsfólk geti átt samskipti óhindrað og með auðveldari hætti.

Hugmyndin er að þá vinni fólk betur saman, frjóar hugmyndir kvikna með auðveldari hætti og þeim deilt meira óhindrað innan hópsins. Uppskeran á að verða meiri afköst og betri árangur.“

Til dæmis hefur slíkt komið út úr rannsóknum í Svíþjóð og Danmörku og sýndi dönsk rannsókn að starfsfólk í opnu rýmunum tók yfir 60% fleiri veikindadaga.

En hafa opin vinnuými skilað þessum tilætlaða árangri?

„Í langan tíma hefur fjöldi rannsókna gefið vísbendingar um að opin vinnurými hafi ýmiss neikvæð áhrif. Þegar opin vinnurými hafa verið borin saman við meira aflokaðar vinnuaðstæður hafa niðurstöður rannsókna sýnt að fólk sem vinnur í opnum vinnurýmum tekur mun fleiri veikindadaga.

Til dæmis hefur slíkt komið út úr rannsóknum í Svíþjóð og Danmörku og sýndi dönsk rannsókn að starfsfólk í opnu rýmunum tók yfir 60% fleiri veikindadaga.

Neikvæð áhrif á heilsu verða að teljast líkleg og höfum við rannsóknarniðurstöður þar sem starfsfólk í opnum vinnurýmum segist upplifa verri almenna heilsu, meiri streitu, aukna þreytu og tíðari höfuðverki svo dæmi sé tekið.“

Óánægja með loftgæði, hávaði og truflanir sem leiða til þess að þeim finnst erfitt að einbeita sér. Við vitum að þessir þættir hafa auðvitað neikvæð áhrif á heilsu og árangur í starfi.

Haukur segir þessar niðurstöður í samræmi við þá upplifun sem hann heyrir frá fólki.

„Ég hef veitt fyrirtækjum sálfræðilega þjónustu í meira en áratug og algengustu umkvartanir tengdar opnum vinnurýmum sem fólk hefur treyst mér fyrir eru óánægja með loftgæði, hávaði og truflanir sem leiða til þess að þeim finnst erfitt að einbeita sér. Við vitum að þessir þættir hafa auðvitað neikvæð áhrif á heilsu og árangur í starfi.

Við höfum einnig rannsóknarniðurstöður þar sem fólk í opnum rýmum segist upplifa sig óhamingjusamara en það starfsfólk sem vinnur í aflokaðri rýmum.

Auðvitað eru líka starfsmenn sem upplifa opnu rýmin með jákvæðari hætti en á heildina litið virðist niðurstaðan vera neikvæð.“

Erlendir miðlar hafa lengi fjallað um að opin vinnurými séu ekki að gefa góða raun. Í umfjöllun BBC er vitnað í rannsókn viðskiptaháskólans Bond í Ástralíu sem sýndi að samskipti starfsfólks minnkaði eftir að það flutti í opin vinnurými. Í umfjöllun Forbes segir að opin vinnurými dragi úr afköstum og eyðileggi móral. Í umfjöllun Entrepreneur segir að opin vinnurými séu hreinlega slæm fyrir fólk. 

Sú rannsókn sem vakið hefur hvað mestu athygli var gerð í Harvard árið 2018.  Höfundar rannsóknarinnar eru Ethan S. Bernstein og Stephen Turban. 

Mælingarnar sýndu að við það að breyta úr meira aflokuðum vinnurýmum yfir í opin vinnurými dró úr samskiptum augliti til auglitis um 70%.

Getur þú sagt okkur eitthvað nánar um þessa rannsókn?

„Það sem gerir þessa rannsókn sérstaklega áhugaverða er að í henni eru notaðar vísindalegar aðferðir sem eru mun ábyggilegri en áður hafði sést í rannsóknum á opnum vinnurýmum. Það gerir það að verkum að það er hægt að draga sterkari ályktanir á grundvelli niðurstaðnanna.

Fylgst var starfsfólki í tveimur bandarískum fyrirtækjum ganga í gegnum breytingar á vinnurýmum, úr aflokuðum vinnuaðstæðum yfir í opin vinnurými. Með tækjum sem stafsfólkið bar á sér var hægt að mæla með ábyggilegum hætti hversu mikið það átti í samskiptum augliti til auglitis.

Þessar mælingar voru gerðar bæði fyrir breytingu, það er í aflokuðu rýmunum, og eftir breytingu þegar fólk var komið í nýju opnu vinnurýmin.

Stjórnendur fyrirtækjanna höfðu vonast eftir að breytingin myndi skila meiri samskiptum augliti til auglitis og þannig auka samvinnu og árangur í starfseminni. Niðurstöðurnar komu þeim hins vegar á óvart.

Mælingarnar sýndu að við það að breyta úr meira aflokuðum vinnurýmum yfir í opin vinnurými dró úr samskiptum augliti til auglitis um 70%.

Á móti þá jukust rafræn samskipti milli starfsmanna, til dæmis með tölvupósti, um 20% til 50%.

Líklega skýrist þetta að hluta til af því að margir upplifa of mikið áreiti í opnum vinnurýmum í formi hávaða, beinna truflana og sjónræns áreitis sem gerir fólki erfiðara fyrir að einbeita sér að vinnu sinni.

Viðleitni fólks til að loka sig af í opnum vinnurýmum birtist meðal annars með augljósum hætti í fjölda heyrnartóla sem fólk setur á sig í þessum tilgangi.“

Svo virðist sem konur, í mun meira mæli en karlar, upplifi eins og það sé verið að fylgjast með þeim og dæma þær.

Eru konur og karlar að upplifa opin vinnurými á sama hátt?

„Nokkrar rannsóknir hafa gefið vísbendingar um er að munur sé á því hvernig konur og karlar upplifa sinn eigin sýnileika í opnum vinnurýmum.

Í opnum vinnurýmum ert þú sem starfsmaður mun sýnilegri en í meira aflokuðum rýmum.

Í opnum vinnurýmum getur hver sem er horft á þig öllum stundum. Í opnum vinnustaðarýmum sem innihalda aflokuð rými eins og fundarherbergi þá hefur tilhneigingin verið að hafa þar glerveggi þannig að fólk er heldur ekki úr augsýn annarra inni í slíkum rýmum.

Í þessum rannsóknum hafa komið upp vísbendingar um að þessi mikli sýnileiki hafi gerólík áhrif á kynin. Svo virðist sem konur, í mun meira mæli en karlar, upplifi eins og það sé verið að fylgjast með þeim og dæma þær.

Þær upplifi sig berskjaldaðar. Einnig að konur, en ekki karlar, verði uppteknari af líkamsímynd sinni í opnum vinnurýmum, og það hafi jafnvel áhrif á hvernig þær klæða sig og bera sig.

Þessi upplifun á mögulega við rök að styðjast. Við vitum úr rannsóknum á hegðun fólks á sólbaðsströndum að þar er horft mun meira á konur en karla í þeim tilgangi að meta kynþokka eða líkamsfegurð.

Sólbaðsstrendur eru auðvitað allt aðrar aðstæður en gæti verið vísbending um að sannarlega sé horft meira á konur en karla í opnum vinnurýmum. Ef svo er, gætu opin vinnurými verið óhentugri konum en körlum að þessu leyti.

Sú upplifun að fylgst sé mikið með þér með þessum hætti getur augljóslega ýtt undir streitu og kvíða á vinnustað. En þetta þarf að rannsaka betur til að geta dregið sterkari ályktanir.“

Vantar fleiri rannsóknir um verkefnamiðaða vinnuaðstöðu

Ég tel að ef atvinnurekendur vilja skapa vinnurými sem henta flestu starfsfólki og meirihluta starfa þá hljóti lausnin að felast í blandaðri sveigjanlegri lausn og að starfsmaðurinn hafi ákveðið frelsi.

Fyrirtæki á Íslandi og erlendis eru nú mörg hver að taka upp verkefnamiðaða vinnuaðstöðu, sem sumir segja lausn við þeim niðurstöðum sem fram hafa komið um opin vinnurými. 

Haukur telur þessa þróun skref í rétta átt en segir verkefnamiðaða vinnuaðstöðu þó fyrst og fremst nýtast því starfsfólki sem starfar við fjölbreytt verkefni og hefur ákveðið frelsi í vinnu. 

Haukur segist þó telja að verkefnamiðaða vinnuaðstöðu þurfi að rannsaka frekar.

„Hafi hinu klassíska opna vinnurými verið ætlað að bæta úr þeim göllum sem gömlu lokuðu skrifstofurnar höfðu þá er augljóst að sú tilraun mistókst. Það má segja að lausnin hafi verið of ýkt.

Ég tel að ef atvinnurekendur vilja skapa vinnurými sem henta flestu starfsfólki og meirihluta starfa þá hljóti lausnin að felast í blandaðri sveigjanlegri lausn og að starfsmaðurinn hafi ákveðið frelsi. Einnig að hönnun vinnuumhverfis taki ríkt tillit til eðli þeirra verkefna sem starfsfólki er ætlað að sinna. Verkefnamiðað vinnuumhverfi virðist vera tilraun í þessa átt.

Líkt og í opnum vinnurýmum er ekki boðið upp á lokaðar skrifstofur fyrir hvern starfsmann. Hugmyndin er að hafa mörg mismunandi vinnurými sem henta ólíkum verkefnum og hefur starfsfólk frelsi til að velja sér rými á hverjum tíma. Í sumum er til dæmis meira næði til einbeitingar en í öðrum aðstaða sem ætluð er til að ræða saman og þar fram eftir götunum.

Rannsóknir benda til að verkefnamiðað vinnuumhverfi nýtist fyrst og fremst starfsemi þar sem verkefni starfsmanna eru fjölbreytt og nýtist einnig fyrst og fremst þeim starfsmönnum sem eru sjálfstæðir og kjósa að vera hreyfanlegir við vinnu sína.

Einhverjar rannsóknir hafa bent til þess að starfsfólk í verkefnamiðuðu vinnuumhverfi nýti sér í of litlu mæli að færa sig milli rýma en í þeim tilfellum er módelið ekki að þjóna tilgangi sínum. Í slíkum tilfellum gæti skýringin verið að slíkt vinnumhverfi henti ekki viðkomandi starfsemi eða starfsmannahópi. 

Eitt af því sem einkennir verkefnamiðað vinnuumhverfi er að starfsmaður fær ekki úthlutað sitt eigið skrifborð eða starfsstöð. Starfsfólk getur því ekki gert vinnuumhverfi sitt persónulegt, til dæmis með persónulegum munum, en rannsóknir hafa gefið vísbendingar um að það hafi neikvæð áhrif á líðan starfsfólks, sérstaklega í opnum vinnurýmum. Þessi neikvæðu áhrif koma skýrar fram hjá því starfsfólki sem er minna hreyfanlegt innan verkefnamiðaðs vinnuumhverfisins.

Ég tel að verkefnamiðað vinnuumhverfi sé skref í rétta átt samanborið við hin klassísku opnu vinnurými en það er þörf á frekari rannsóknum svo draga megi skýrari ályktanir um kosti og galla þeirra.“