Það er enn tími…

Í dag ætti með réttu að fagna 70 ára afmæli Borgarskjalasafns Reykjavíkur, sem var stofnað 7. október 1954. Venjulega hefði verið haldið upp á það með sýningu, málþingi eða á annan hátt. Fregnir hafa ekki borist af því að það verði gert. Enda kannski ekki furða, þar sem meirihluti borgarstjórnar Reykjavíkur samþykkti þann 7. mars 2023 að leggja niður safnið með ellefu atkvæðum gegn tíu atkvæðum minnihlutans. Með þeirri ákvörðun varð Reykjavíkurborg eina höfuðborg Evrópu án eigin borgarskjalasafns.

Skjöl safnsins verða flutt á Þjóðskjalasafn og öll verkefni færð til þess. Þar á meðal eru verðmæt einkaskjalasöfn sem borgarstjórar tóku á móti og lofuðu að yrðu trygg hjá Borgarskjalasafni, skjöl og fleira sem fólk arfleiddi safnið að í góðri trú sem og skjöl sem einstaklingar, félagasamtök og fyrirtæki komu til safnsins með þeim vilja að skjölin yrðu varðveitt á Borgarskjalasafni. Oft var um að ræða skjöl sem tengjast sögu Reykjavíkur með beinum hætti, svo sem skjöl íþróttafélaga í Reykjavík, félaga eins og Barnavinafélagið Sumargjöf og Bjarna Benediktssonar borgarstjóra og ráðherra. Þá eru ótalin skjöl borgarstofnana og borgarfyrirtækja. Safnið varðveitir líka einstakt ferðabókasafn sem því varð ánafnað.

Með öðrum orðum, þá afsalar borgin sér því hlutverki og verkefnum sveitarfélaga sem koma fram í lögum um opinber skjalasöfn. Félagar erlendis eru orðlausir yfir þessu metnaðarleysi höfuðborgarinnar. Borgin treystir sér ekki að varðveita einkaskjöl sem Borgarskjalasafn hefur tekið á móti, skjöl stofnana og fyrirtækja borgarinnar, hafa eftirlit með skjalavörslu, kynna og afgreiða úr þeim lögum samkvæmt, þmt barnaverndarmál. Röksemdir voru að of dýrt væri að reka safnið en það kostaði á síðasta ári um 190 milljónir, sem var að mestu húsaleiga til borgarinnar sjálfrar og laun. KPMG var fengið til að vinna skýrslu um framtíðartilhögun safnsins og kom fram með ævintýralega háar upphæðir sem þyrfti til að reka safnið. Margfaldar þær upphæðir sem það það hefur fengið undanfarin ár. Áhugavert er að enginn aðili hjá borginni fór yfir tölur sem komu fram í skýrslu KPMG eða röksemdir þeirra. Enginn aðili hjá borginni fór yfir tölurnar með Borgarskjalasafni. Borgarskjalasafn skilaði ítarlegum athugasemdum við skýrsluna en þær voru ekki teknar til greina. Mikið lá á að taka ákvörðunina og átti upprunalega að taka hana á einum fundi. Það er með ólíkindum að hægt sé að taka slíka ákvörðun, sem hefur áhrif á fjölmarga aðila, án þess að farið sé yfir tölur og forsendur af fjármálasviði og að almenningur og hagsmunaaðilar hafi tækifæri til að senda inn athugasemdir og fá umræður um breytingarnar.

Með breytingu á lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 sem voru samþykkar 22. júní sl. kom í ljós að fjárhagslegar forsendur fyrir ákvörðuninni eiga eftir að breytast mikið. Tilefni breytinganna voru ákvarðanir Reykjavíkurborgar og Kópavogsbæjar um að leggja niður héraðsskjalasöfn sín. Þegar reyndi á þessar ákvarðanir kom í ljós að lög um opinber skjalasöfn voru ekki nægilega skýr, einkum er varðar gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna. Nú eiga öll sveitarfélög að bera kostnað af langtímavörslu skjala sinna, annað hvort með því að reka sjálf héraðsskjalasafn, að vera aðili að slíku safni, eða með því að afhenda skjöl til Þjóðskjalasafns og greiða fyrir vörsluna. Hingað til hefur Þjóðskjalasafni eingöngu verið gert kleift að taka gjald fyrir vörslu skjala sveitarfélaga en ekki fyrir aðra þjónustu sem safnið á að veita samkvæmt lögunum, svo sem ráðgjöf um skjalahald, eftirlit með því og miðlun gagna. Með skýrari gjaldtökuheimildum fyrir Þjóðskjalasafn er jafnræði sveitarfélaga um kostnað við langtímavörslu eigin skjala betur tryggt en fyrir breytingu laganna. Með öðrum orðum, þá verður enginn sparnaður af niðurlagningu Borgarskjalasafns, jafnvel aukinn kostnaður. Þjóðskjalasafn mun taka gjald fyrir hvert viðvik sem það framkvæmir.

Það stefnir í að öll skjöl Reykjavíkur og Reykvíkinga allt frá sextándu öld verði send á Þjóðskjalasafn á næsta ári. Metnaðar – og virðingarleysið er algjört fyrir sögunni og því starfi sem hefur verið unnið á Borgarskjalasafni síðastliðin 70 ár. Það er þó ekki of seint að taka niðurlagninguna til baka.

Höfundur er fyrrum borgarskjalavörður.