Fyrstu fundirnir eins og svakaleg Hollywoodmynd

„Við Eiríkur Guðleifsson ráðgjafi á Hvíta húsinu höfum unnið í þessu verkefni saman frá upphafi og fyrstu fundirnir sem við tókum með fulltrúum Almannavarna eru í huga mér svolítið eins og einhver svakaleg Hollywood spennumynd sem ég var svo heppin að fá að leika í. Það var vissulega mikil spenna í loftinu en allir samt svo yfirvegaðir og faglegir,“ segir Rósa Hrund Kristjánsdóttir hönnunarstjóri Hvíta hússins þegar að hún rifjar upp upphafið á heimsfaraldri þegar finna þurfti leiðir á methraða til að koma upplýsingum skilmerkilega á framfæri til almennings um Covid. 

Þessa vikuna eru markaðsmálin í brennidepli í Atvinnulífinu á Vísi. Í gær var fjallað um gagnvirka markaðssetningu en í dag segjum við frá verkefninu „Við erum öll almannavarnir“ og covid.is, sem nýverið hlaut sérstaka viðurkenningu á Hönnunarverðlaununum 2021. 

Einhver veira frá Kína

Við skulum byrja á smá upprifjun.

Í ársbyrjun 2020 vorum við flest mest með hugann við brjálaða veðrið sem Veðurstofan gaf okkur viðvaranir um nánast dag eftir dag. Á sama tíma fengum við ýmsar fréttir um stórslys, sum fóru betur en á horfðist en því miður önnur ekki.

Þá hélt tístið frá Trump fjölmiðlafólki uppteknu um allan heim.

Inn á milli fóru að berast fréttir um einhverja veiru frá Kína. Sem eflaust fæstir veltu mikið fyrir sér í byrjun.

Janúar leið og síðan kom febrúar.

Enn hafði veiran ekki fengið nafn. Borgin Wuhan í Kína fór þó að hljóma kunnuglegra og kunnuglegra.

Þó borg sem fæstir vissu að væri til fram að þessu.

En síðan BÚMM!

Heimsfaraldur var skollin á og kínverska veiran fékk nafn: Covid-19.

Þríeykið varð til. Þjóðin sat límd fyrir framan skjáinn og horfði á upplýsingafundi. Allir fóru heim. Enginn vissi neitt.

Orðatiltækið „fordæmalausir tímar“ varð að vinsælasta orðatiltæki landans.

Íslenska þjóðin og verkefnið: Að fá alla saman í eitt lið

Að sögn Rósu snerist verkefni auglýsingastofunnar Hvíta hússins um að finna þá útfærslu sem helst myndi virka fyrir Almannavarnir og Embætti landlæknis til að koma áreiðanlegum upplýsingum um Covid faraldurinn til almennings.

„Í upphafi var mikil óvissa í þjóðfélaginu og upplýsingarnar lágu hjá mörgum ólíkum stofnunum. Fólk vissi ekki hvert það ætti að leita til að fá réttar upplýsingar og nýjustu fréttir. Almannavarnir og Embætti landlæknis voru með það hlutverk að miðla þessum upplýsingum og við á Hvíta húsinu vorum fenginn í það verkefni að hjálpa þeim að ná í gegn og koma þessum upplýsingum til almennings,“ segir Rósa og bætir við: „Hvorugt þessara embætta var mjög þekkt í huga almennings sem þessi upplýsingamiðlari og því var okkar stærsta hlutverk í upphafi að skapa þeim sterka rödd.“

Þá var ekki auðvelt að skýra út upplýsingar um heimsfaraldur og veiru á fordæmalausum tímum.

„Þekkingin á Covid var mjög takmörkuð í upphafi og ennþá verið að klóra sig fram úr hvers eðlis þetta væri svo við studdumst fyrst og fremst við okkar þekkingu og greiningu á mannlegri hegðun og upptöku skilaboða.“

En í raun snerist verkefnið ekki aðeins um að upplýsa almenning. Heldur einnig að fá þjóðina til að þjappa sér saman í eitt og sama liðið.

Það var ekki okkar hlutverk að skilja Covid heldur skilja mannlegt eðli. Hvernig var hægt að fá alla til að hlusta, treysta og breyta hegðun sinni?“ 

segir Rósa.

Krísustjórnun eins og hún gerist best

Þótt enn sjái ekki fyrir endann á Covid, er óvissan og krísan eins og hún blasti við í upphafi yfirstaðin.

„Þarna í upphafi upplifði maður krísustjórnun eins og hún gerist best. Verkefnin sem þurfti að leysa voru óþrjótandi þannig að hverjum og einum var bara treyst fyrir því hlutverki sem þeim var veitt,“ segir Rósa og undirstrikar að það hafi hjálpað þeim mikið á Hvíta húsinu, hversu vel þeim var einnig treyst fyrir sínu verkefni.

Og Rósa hrósar þríeykinu og þeirra góða teymi í hástert.

Engin egó flæktust fyrir og þrátt fyrir mikið álag var alltaf stutt í húmorinn og gleðina. Það var aðdáunarvert að fylgjast með þeim í hvert sinn sem við komum í aðgerðamiðstöðina.“

Hópur Hvíta hússins vann að tillögum frá a – ö. Því það þurfti að skapa skilaboðum um Covid sterkt og auðkennandi útlit.

Passa að tónn skilaboðanna væri réttur, rödd og orðfæri.

Að fólk myndi upplifa ,,persónuleika“ skilaboðanna og geta gengið að skilaboðunum vísum á einum stað.

Útkoman var: Covid.is.

„Það var að sjálfsögðu covid.is sem gegndi því hlutverki að vera dyr að öllum þeim upplýsingar sem einstaklingar og fyrirtæki voru að leita að. Þar væru ekki tæmandi upplýsingar, heldur kjarnaupplýsingar sem beina svo notendum í framhaldi á ítarefni hjá þeim stofnunum sem bera ábyrgð á þeim upplýsingum,“ segir Rósa.

Í kjölfarið var síðan unnið að alls kyns auglýsingum og öðru kynningarefni sem Rósa segir að hafi teygt sig út í flesta kima upplýsingamiðlunar.

Að byggja upp en ekki rífa niður

Rósa segir að á sama tíma og það hafi hjálpað þeim mikið, hversu vel þeim var treyst fyrir verkefninu, gerði hópurinn á Hvíta húsinu sér vel grein fyrir því að trausti fylgir mikil ábyrgð.

„Svo það var eins gott að við værum viss með það sem við lögðum til.“

Þá segir Rósa það hafa verið mikilvægt að fara í uppbyggingu en ekki niðurrif, þótt fólk hafi verið óttaslegið og margir hræddir.

Þegar krísa ríkir í samfélagi er svo mikilvægt að fólk sé valdeflað í stað þess að þeim líði eins og fórnarlambi. 

Og til þess að skapa það andrúmsloft er mikilvægt að tala við fólk úr augnhæð, aldrei tala niður til fólks, skamma eða hræða heldur tala við þau sem jafningja og af virðingu. 

Það er þannig sem við getum mögulega verið í þessu verkefni saman.“

Út frá þessum hugmyndum, var ákveðið að þrjú lykilatriði þyrftu að einkenna öll skilaboð Almannavarna og Embætti landlæknis um Covid:

Hlýleiki– til að skapa öryggiskennd hjá fólki á erfiðum tímum.

Einfaldleiki– til að tryggja að lífsnauðsynlegar upplýsingar komist til skila

Sveigjanleiki– til að auðvelt sé að bregðast hratt við ófyrirséðum aðstæðum

„Þessi þrjú lykilatriði höfðu áhrif á útlitið, tóninn, skilaboðin og allt annað sem gert var,“ segir Rósa og útskýrir hvernig svona skýr sýn getur auðveldað svo margt: „Við vorum komin með beina braut að fylgja og vissum alltaf hvert við vorum að stefna. Og ef við vorum á leið út af braut var auðvelt að finna hana aftur.“

Það getur svo sem vel verið að allt saman líti þetta einfalt út í dag. Enda þekkjum við öll covid.is og helstu einkenni skilaboða um Covid.

Á þessum tíma var staðan hins vegar allt önnur. Vinna þurfti að verkefninu frá grunni enda lítið af efni frá öðrum löndum til að styðjast við.

Heimurinn var í þessu saman og fæstir vissu hver réttasta leiðin væri.

Að sögn Rósu skoðaði hópurinn á Hvíta húsinu ýmislegt sem aðrar þjóðir voru að gera. Flest af því sem þá var virkaði mjög stofnanalegt og segir Rósa að á þessum tíma hafi að minnsta kosti engin þjóð verið að fara svipaða leið og við.

Sumir fóru jafnvel í hræðsluáróður.

„Það var mjög misjafnt hvers hlutverk það var að koma þessum skilaboðum áleiðis eftir þjóðum og svo var tónninn oft á tíðum mjög ólíkur, hræðsluáróður og skipunartón mátti finna víða. Þannig oft lærðum við meira um hvernig við vildum ekki gera af því efni sem við vildum.“

Covid orðið að langhlaupi frekar en spretthlaup

Þann 2.nóvember síðastliðinn hlaut verkefnið síðan sérstaka viðurkenningu á Hönnunarverðlaunum Íslands 2021 sem Miðstöð hönnunar og arkitektúrs stendur að í samstarfi við Hönnunarsafn Íslands, Listaháskóla Íslands, Íslandsstofu og Samtaka Iðnaðarins.

Í fréttatilkynningu um verðlaunin segir:

„Í ár þótti dómnefnd verðugt að veita sérstakt hrós fyrir faglega nálgun og fjárfestingu Embættis landlæknis og Almannavarnadeildar Ríkislögreglustjóra við gerð og framkvæmd herferðarinnar „Við erum öll almannavarnir“ og efnisgáttina covid.is.“

Rósa segist afar stolt af útkomunni og viðurkenningunni.

„Það var mjög mikill heiður fyrir okkur að fá þetta sérstaka hrós frá Hönnunarverðlaunum Íslands. Hönnunarmiðstöð hefur sinnt frábæru starfi við að auka vægi hönnunar á Íslandi og eins og þau benda á í verðlaunum þá er það alveg til fyrirmyndar hvernig hugsunarhætti hönnunar var hleypt inní ferlið snemma og gat þannig haft áhrif alveg frá upphafi.“

Hún segist vona að þetta verkefni sýni hversu dýrmætt það getur verið að fyrirtæki og stofnanir fjárfesti snemma í hönnun. Það geti margborgað sig og það hafi covid.is og ,,Við erum öll almannavarnir“ sýnt.

Að verkefninu kom fjöldi fólks. Hönnuðir og textamenn svo eitthvað sé nefnt. Segir Rósa að það hafi verið fyrir samstillt átak hópsins sem heild að verkefnið hafi tekist vel.

Nú hefur hins vegar komið á daginn að Covid er langhlaup frekar en spretthlaup. Og í því samhengi viðurkennir Rósa að það felist í því áskorun að bregða ekki út af leið.

„Allan tímann hefur fjöldi fólks komið að þessu og lagt til allskonar hugmyndir. Það hafa að sjálfsögðu allir skoðanir á þessu enda snertir þetta okkur öll,“ segir Rósa.

Hún meira að segja viðurkennir að þegar hugarflugið hefur staðið yfir, hafa alls kyns tillögur sprottið fram.

„Allt frá hörðum hræðsluáróðri yfir í kúka brandara.“

Hins vegar skiptir öllu að missa ekki það mikla traust sem áunnist hefur.

„Til þess að skapa traust er mikilvægt að halda fókus og gera það sem er satt fyrir þeirra karakter sem við vorum búin að skapa. Auðvitað getur hver karakter haft blæbrigði í sínum tón og smá áherslubreytingar eftir því við hvern er talað. En að fara alveg úr karakter skapar vantraust.“