Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Dó fjórum árum eftir að hún hvarf Innlent Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Kom verðmætum fyrir í röngum bíl sem hvarf á brott Innlent Stöðvun megi rekja til klúðurs og skorts á fjármagni Innlent Mestu virkjanaframkvæmdir í sögu Grænlands framundan Erlent Stærsti skjálftinn við Öskju frá ársbyrjun 2022 Innlent Baráttan hafin á TikTok: Traktor í Skeifunni, kaldar kveðjur og endurkoma Innlent Missti stjórn á bílnum þegar klæðingin umvafði dekkin Innlent Trump vann öll sveifluríkin Erlent Hætta sem sáttasemjarar í deilu Ísraela og Hamas Fréttir Fleiri fréttir Stöðvun megi rekja til klúðurs og skorts á fjármagni Ótryggðir bændur Ár frá rýmingu í Grindavík: „Með mestu hamförum sem riðið hafa yfir Ísland“ Kom verðmætum fyrir í röngum bíl sem hvarf á brott Ár frá mestu hamförum síðari tíma og útboðshlé hjá Vegagerðinni Dó fjórum árum eftir að hún hvarf Stærsti skjálftinn við Öskju frá ársbyrjun 2022 Kyrrstaða í vegaframkvæmdum, sigur Trumps og kosningabaráttan framundan Allt of margir með hugann annars staðar í umferðinni Ætlar 1750 kílómetra á þrektækjum á einni viku í minningu vina Baráttan hafin á TikTok: Traktor í Skeifunni, kaldar kveðjur og endurkoma Engin miðlæg skráning slysa í ferðaþjónustu Yazan og fjölskylda leita að nýju húsnæði Úrbætur í kjölfar slyss á Breiðamerkurjökli og vikulöng þrekraun Grunaður um sölu fíkniefna og brot á útlendingalögum Missti stjórn á bílnum þegar klæðingin umvafði dekkin Lögreglan bannaði bjór á B5 Leikskólastarfsmenn í Hafnarfirði greiða atkvæði um verkfall Um 60 kennarar hjá Fræðsluneti Suðurlands Bein útsending: Sigmundur kynnir innihaldið Öryrkjar fá 1,7 skattfrjálsa milljarða Ætla ekki að slíta viðræðum Engin ákvörðun um hvalveiðar og maurasýrumengun á Bíldudal Kallar eftir sams konar úrræði og Breivik og árásarmaður hennar sæta Bjartsýn eftir fund í Virginíu vegna Söndru sem afplánar 37 ára dóm Helmingi þætti óeðlilegt ef Bjarni gæfi út hvalveiðileyfi Þúsund lítrar af sýru láku á Bíldudal Ríkisstjórnin bjó sjálf til flóttamannavandamál Tveir handteknir eftir hópslagsmál Mansalsmál Gríska hússins: Vann sjö daga í viku hverri og svaf í kjallaranum Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Dó fjórum árum eftir að hún hvarf Innlent Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Kom verðmætum fyrir í röngum bíl sem hvarf á brott Innlent Stöðvun megi rekja til klúðurs og skorts á fjármagni Innlent Mestu virkjanaframkvæmdir í sögu Grænlands framundan Erlent Stærsti skjálftinn við Öskju frá ársbyrjun 2022 Innlent Baráttan hafin á TikTok: Traktor í Skeifunni, kaldar kveðjur og endurkoma Innlent Missti stjórn á bílnum þegar klæðingin umvafði dekkin Innlent Trump vann öll sveifluríkin Erlent Hætta sem sáttasemjarar í deilu Ísraela og Hamas Fréttir Fleiri fréttir Stöðvun megi rekja til klúðurs og skorts á fjármagni Ótryggðir bændur Ár frá rýmingu í Grindavík: „Með mestu hamförum sem riðið hafa yfir Ísland“ Kom verðmætum fyrir í röngum bíl sem hvarf á brott Ár frá mestu hamförum síðari tíma og útboðshlé hjá Vegagerðinni Dó fjórum árum eftir að hún hvarf Stærsti skjálftinn við Öskju frá ársbyrjun 2022 Kyrrstaða í vegaframkvæmdum, sigur Trumps og kosningabaráttan framundan Allt of margir með hugann annars staðar í umferðinni Ætlar 1750 kílómetra á þrektækjum á einni viku í minningu vina Baráttan hafin á TikTok: Traktor í Skeifunni, kaldar kveðjur og endurkoma Engin miðlæg skráning slysa í ferðaþjónustu Yazan og fjölskylda leita að nýju húsnæði Úrbætur í kjölfar slyss á Breiðamerkurjökli og vikulöng þrekraun Grunaður um sölu fíkniefna og brot á útlendingalögum Missti stjórn á bílnum þegar klæðingin umvafði dekkin Lögreglan bannaði bjór á B5 Leikskólastarfsmenn í Hafnarfirði greiða atkvæði um verkfall Um 60 kennarar hjá Fræðsluneti Suðurlands Bein útsending: Sigmundur kynnir innihaldið Öryrkjar fá 1,7 skattfrjálsa milljarða Ætla ekki að slíta viðræðum Engin ákvörðun um hvalveiðar og maurasýrumengun á Bíldudal Kallar eftir sams konar úrræði og Breivik og árásarmaður hennar sæta Bjartsýn eftir fund í Virginíu vegna Söndru sem afplánar 37 ára dóm Helmingi þætti óeðlilegt ef Bjarni gæfi út hvalveiðileyfi Þúsund lítrar af sýru láku á Bíldudal Ríkisstjórnin bjó sjálf til flóttamannavandamál Tveir handteknir eftir hópslagsmál Mansalsmál Gríska hússins: Vann sjö daga í viku hverri og svaf í kjallaranum Sjá meira