Tölvupóstar stjórnenda Rakel Sveinsdóttir skrifar 29. maí 2020 11:00 Vísir/Getty Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast. Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Vogue og forsetafrúin kveiktu strax en íslenski vinnumarkaðurinn með hindranir Atvinnulíf „Grindavíkuráhrifin“ að fjara út Viðskipti innlent Ný útgáfa af konungi jeppans kominn til landsins Samstarf Nýtt veitingasvæði rís í Smáralind Viðskipti innlent Opna verslanir í Kringlunni á ný Viðskipti innlent Máttu ekki fullyrða að eldsneytið væri kolefnisjafnað Neytendur Vilja þvinga Google til að selja Chrome Viðskipti erlent Kristján ráðinn til Advania Viðskipti innlent Lækka innlánsvexti um heilt prósentustig Viðskipti innlent Inngildingin: „Íslenska töluð með hreim er samt íslenska“ Atvinnulíf Fleiri fréttir Vogue og forsetafrúin kveiktu strax en íslenski vinnumarkaðurinn með hindranir Inngildingin: „Íslenska töluð með hreim er samt íslenska“ Dæmi: „Tvær konur geta ekki unnið saman því einu sinni áttu þær sama kærasta“ „Unglingsárin voru kannski ekki mín heppilegustu ár“ „Pólitíkin er dugleg í þessu en einkageirinn kann þetta ekki nógu vel“ Að byggja upp vinnustað sem hræðist ekki breytingar Stærðin skiptir ekki máli Ólafur Ingi: „Ég er kostuð eiginkona“ Einróma niðurstaða að Hörður sé eins og Kristján í Frozen „Reglugerðin tekur gildi hvort sem menn hafa þetta hugrekki eða ekki“ Allt í steik: Samtalið við yfirmanninn „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna Sjá meira
Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast.
Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Vogue og forsetafrúin kveiktu strax en íslenski vinnumarkaðurinn með hindranir Atvinnulíf „Grindavíkuráhrifin“ að fjara út Viðskipti innlent Ný útgáfa af konungi jeppans kominn til landsins Samstarf Nýtt veitingasvæði rís í Smáralind Viðskipti innlent Opna verslanir í Kringlunni á ný Viðskipti innlent Máttu ekki fullyrða að eldsneytið væri kolefnisjafnað Neytendur Vilja þvinga Google til að selja Chrome Viðskipti erlent Kristján ráðinn til Advania Viðskipti innlent Lækka innlánsvexti um heilt prósentustig Viðskipti innlent Inngildingin: „Íslenska töluð með hreim er samt íslenska“ Atvinnulíf Fleiri fréttir Vogue og forsetafrúin kveiktu strax en íslenski vinnumarkaðurinn með hindranir Inngildingin: „Íslenska töluð með hreim er samt íslenska“ Dæmi: „Tvær konur geta ekki unnið saman því einu sinni áttu þær sama kærasta“ „Unglingsárin voru kannski ekki mín heppilegustu ár“ „Pólitíkin er dugleg í þessu en einkageirinn kann þetta ekki nógu vel“ Að byggja upp vinnustað sem hræðist ekki breytingar Stærðin skiptir ekki máli Ólafur Ingi: „Ég er kostuð eiginkona“ Einróma niðurstaða að Hörður sé eins og Kristján í Frozen „Reglugerðin tekur gildi hvort sem menn hafa þetta hugrekki eða ekki“ Allt í steik: Samtalið við yfirmanninn „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna Sjá meira