Sex góð ráð fyrir fundarstjóra fjarfunda

„Fjarfundir eru komnir til að vera en spurning í hversu miklu magni. Fámennir fundir eins og teymisfundir geta orðið mun skilvirkari sem fjarfundir á meðan að hugmyndavinnufundir verða líklegast áfram í meiri nánd,“ segir Guðrún Ragnarsdóttir sem síðustu vikurnar hefur fundarstýrt ófáum stærri og smærri fjarfundum. Guðrún segir fundarstjóra fjarfunda þurfa að vera vel undirbúna og þar skipti nokkur lykilatriði máli. Til dæmis ef ætlunin er að grípa allar hugmyndir á fundinum eða ef ætlunin er að sem flestir tjái sig.

Að mati Guðrúnar munu fjarfundir þó ekki yfirtaka allt. „Við megum ekki gleyma því að við erum félagsverur og því þurfum við að gera ráð fyrir félagslegum samskiptum,“ segir Guðrún og bætir við „Það eru þau samskipti sem dýpka samheldnina og efla traustið á milli manna og því munum við alltaf hafa þörf fyrir að hittast og spjalla um daginn og veginn.

Guðrún er ráðgjafi og einn eiganda Strategíu, situr í stjórn Viðskiptaráðs og kennir forystu og breytingastjórnun í opinberum rekstri í Háskóla Íslands. Guðrún hefur stýrt fjarfundum fyrir smærri vinnufundi, fjölmennari viðburði, kennslu, stefnumótunarvinnu, vinnustofur og fleira.

Hún segir fundarstjórn fjarfunda alltaf kalla á undirbúning og þar þurfi helst að taka tillit til þess hvers konar fund á að halda.

„Það er erfiðara að vera í flæði á fjarfundum þar sem samskiptin leyfa í rauninni bara að einn sé að tala í einu. Á hugmyndavinnufundum kviknar yfirleitt ein hugmynd út frá annarri og í flæðinu getur hjálpað að vera með töflu eða flettitöflu til ná betur utan um hugmyndavinnuna.

Á sama tíma sér maður fyrir sér að stuttir fræðslufundir verði frekar í fjarfundaformi þar sem einn er með orðið hverju sinni og aðrir hlusta.

Það er jafnvel hægt að sjá fyrir sér heilu ráðstefnurnar sem verða sendar út bæði í beinni og á upptöku þar sem notast er við spjallþræði frekar en að fólk rétti upp hönd.

Reglulegir stjórnendafundir og deildarfundir sér maður einnig fyrir sér sem fjarfundi en þá kallar það á góða skipulagningu. Það sama gildir um verkefnafundi og jafnvel stjórnarfundi,“ segir Guðrún.

Guðrún leiðir okkur hér í gegnum sex góð ráð fyrir fundarstjórn fjarfunda.

1. Undirbúa fundinn vel

• Mismunandi fjarfundarkerfi henta við mismunandi aðstæður. Í flestum tilfellum hafa fyrirtæki eða stofnanir valið sér ákveðið fjarfundakerfi. Ef um stærri fund er að ræða gæti verið gott að skoða fleiri möguleika.
• Ef fundurinn er mjög stór og mikilvægt að stýra umræðunni á fundinum, er gott að stilla fjarfundabúnaðinn þannig að allir koma inn á „mute“. Flest kerfi bjóða upp á spjall og getur verið gott að nota það ef það þarf að stilla á „mute“.
• Vera búin að prófa tæknina áður en fundurinn hefst þannig að þú lendir ekki í vandræðum.
• Ákveða hver tekur fundargerð á fundinum.

2. Skýrt markmið fundarins

• Mikilvægt er að skilgreina markmið fundarins og stilla upp dagskrá.

3. Leikreglur fundarins

Gott er að vera með skýrar leikreglur:

• Kynna alla í upphafi fundarins ef þeir þekkjast ekki og passa upp á að allir geti lagt sitt að mörkum.
• Biðja fólk um að slökkva á símum.
• Hvetja þátttakendur til að einbeita sér að fundinum og láta ekki annað trufla sig eins og tölvupóst eða síma.
• Ekki grípa fram í fyrir öðrum sem eru að tala, nota frekar spjallið eða gefa merki um að þú vilt fá orðið.
• Ef þú tekur eftir því að einhver er ekki virkur á fundinum ávarpa viðkomandi, til dæmis með því að spyrja „hvað finnst þér...?“

4. Í upphafi fundar

• Fundarstjóri á að vera mættur tímanlega á fundinn. Ef fundarmenn þurfa að skrá sig inn á fundinn er mikilvægt að fundarstjóri sé mættur vel fyrir fundartímann, til dæmis 15 mínútum fyrir.
• Þegar fundargestir eru mættir er mikilvægt að fara yfir markmið, leikreglur og dagskrá fundarins.
• Æskilegt er að hefja fund á réttum tíma, ef fundarmenn eru seinir er það þeirra vandamál að hafa misst af hluta af fundinum.

5. Í lok fundar

• Fara yfir niðurstöður fundarins og vera viss um að sá sem ritar fundargerðina hafi náð niður öllum ákvörðunum
• Sammælast um næsta fund

6. Eftir fundinn

• Ljúka við fundargerð ef þess er þörf
• Mikilvægt er að fylgja eftir ákvörðunum með því að senda út fundargerð og hnykkja á því hver ber ábyrgð á hverju.